Anleitung Dokumente-Management

Dokumente-Management-System

Hier erfahren Sie den Umgang mit dem Dokumente-Management-System.

Im Netzwerk findet sich das Dokumente-Management-System „DocMan“. Sie haben nur Zugang über die direkte Adresse http://www.spirit.ch/terzscouts. Auf der ersten Seite sehen Sie eine Liste mit den Direktzugängen zu den Kategorien, zur Kurzübersicht und zu dieser Bedienungsanleitung. Diese Seite ist statisch und nachher nur über den vorhergehenden Link zu erreichen. Klicken Sie in eine der Kategorien, sehen Sie oben ein horizontales Auswahlmenu. „Home“ bringt Sie immer auf die dynamische Kategorien-Übersicht. „Dokument suchen“ durchsucht Name und Beschreibung des Dokumentes (keine Volltext-Suche) und rechts unter „Neues Dokument vorschlagen“ kann man ein neues Dokument hochladen.

Darunter werden die Kategorien mit Beschreibung und Anzahl der beinhaltenden Dokumente angezeigt. Ein Klick auf den Kategoriennamen bringt eine Übersicht über alle verfügbaren Dokumente dieser Rubrik.

Dokumenteansicht bei vollen Rechten

Jedes Dokument weist einen Titel auf (wenn beim Hochladen nicht modifiziert, der Dokumentename), der mit dem Dokument als Link verbunden ist, also den Download startet. Zudem sind bei jedem Dokument folgende Angaben bereitgestellt: Erstellungsdatum, Änderungsdatum, Dateigrösse und Downloads.

Unten an jedem Dokument erscheinen ein- bis zwei Linien mit Buttons. Ist ein Dokument für Sie voll für Lesen und Bearbeitung zugänglich, erscheint folgenden zwei Zeilen:

Mit „Download“ laden Sie die Datei auf Ihren Computer. Mit „Details“ erhalten Sie noch mehr Informationen zu ErstellerIn, Dateityp und Zugriffsrechten. Mit „Ändern“ können Sie die Dokumenteeigenschaften wie Titel, Beschreibung und weitere Optionen ändern (gleiches Vorgehen wie beim Upload, der weiter unten beschrieben ist). Mit „Verschieben“ kann das Dokument in eine andere Kategorie verschoben werden. „Löschen“ erklärt sich von selber und mit „Updaten“ kann eine neue Datei geladen werden und die Dokumenteigenschaften anschliessend wie beim erstmaligen Upload geändert werden (Beschreibung siehe weiter unten).

An dieser Stelle sei auch gleich der Unterschied zwischen Dokument und Datei erklärt. Die Datei ist die .doc oder .pdf usw. – Datei. Das Dokument ist die Beschreibung dazu mit allen oben erwähnten Eigenschaften. Das heisst gleichzeitig auch, dass mehrere Dokumente auf eine Datei verweisen können (z.B. um eine Datei in verschiedenen Kategorien bereit zu stellen).

In der zweiten Zeile unter dem Dokument kann man mit „Zurücksetzen“ den Zähler der Anzahl Downloads auf 0 setzen. Mit „Auschecken“ wird signalisiert, dass jemand am Dokument arbeitet. Es erscheint nach dem Auschecken folgende Mitteilung:

Die Datei kann entgegen dem Text zwar trotzdem heruntergeladen werden, darf dann aber natürlich nicht als Grundlage für eine Änderung dienen, da abgewartet werden muss, bis die Datei wieder eingecheckt wurde. Nachdem die überarbeitete Datei mit „Updaten“ hochgeladen wurde, muss UNBEDINGT dann auf „Einchecken“ geklickt werden. Bitte nicht vergessen!!! Leider ist nur dem Administrator ersichtlich, wer das Dokument ausgecheckt hat (eine Schwachstelle von DocMan). Wenn also längere Zeit das Dokument ausgecheckt ist, bitte ein Mail an den Administrator senden.

Die Funktion „Zurückziehen“ wird gleich im nächsten Abschnitt behandelt.

Dokumenteansicht bei „Nur lesen“ Rechten

Haben Sie nur die Rechte zum Lesen (z.B. bei einem Protokoll, dass nur vom Ersteller geändert werden kann), so erscheint nur eine Zeile mit Buttons wie in folgenden zwei Abbildungen:

„Download“ und „Details“ wurden oben erklärt. Die Funktion „Veröffentlichen“ bzw. „Zurückziehen“ bezieht sich auf den für die terzScouts zugänglichen Bereich. Gleichzeitig hat diese Funktion den Sinn damit zu signalisieren, ob ein Dokument definitiv angeschlossen ist, oder ob noch daran gearbeitet wird.

Wenn jemand entdeckt, dass ein veröffentlichtes Dokument noch Fehler enthält, dann klicken Sie bitte auf „Zurückziehen“ und informieren den/die ErstellerIn, wo eine Korrektur notwendig ist. Nach erfolgter Korrektur muss das Dokument dann wieder mit „Updaten“ (siehe oben) hochgeladen und veröffentlicht werden.

Upload von Dokumenten / Updaten

Um ein neues Dokument hochzuladen „Neues Dokument vorschlagen“ rechts oben wählen. Die gleiche Seite erscheint auch, wenn ein Dokument mit „Updaten“ aktualisiert wird. Auf der ersten Seite kann man wählen, ob die Datei vom eigenen Computer hochgeladen werden soll -> „Datei von lokalem Rechner hochladen“ oder ob die Datei von einem anderen Server übertragen werden soll oder ob nur ein Link auf eine Datei auf einem anderen Server gemacht werden soll (die letzten beiden Möglichkeiten werden hier nicht weiter beschrieben).

Wird die Datei vom eigenen Rechner hochgeladen, so erscheint folgende Seite:

Klicken Sie auf „Durchsuchen“, um die Datei auf dem eigenen Rechner auszuwählen und dann auf „Upload“ und es erscheint folgende Seite, nachdem die Datei auf den Server geladen wurde:

Beim erstmaligen Upload wird beim Titel automatisch der Dateiname ohne Dateityp (z.B. .doc) eingefüllt. Beim updaten wird der Name des erstmaligen Uploads beibehalten und muss manuell, wenn gewünscht, geändert werden.

Bei Kategorie wird die Kategorie vorausgewählt, von der der Upload gestartet wurde. „Veröffentlichen“ funktioniert nur beim updaten. Beim erstmaligen Upload muss die Datei auf jeden Fall nach Abschluss des Dokumentes veröffentlicht werden (siehe oben). Nachher folgt eine Beschreibung des Dokumentes.

Unten an der Beschreibung folgen folgende Auswahlmöglichkeiten:

Unter dem Reiter „Dokument“ könnte theoretisch ein kleines Bild gewählt werden, was wir hier aber nicht vorgesehen haben. Bei „Datum“ kann bei Bedarf das upload- bzw. update Datum und die Zeit geändert werden und „Datei“ zeigt die gewählte Datei. Das Feld „Homepage“ bitte leer lassen, diese wird nachher nicht angezeigt.

Unter dem Reiter „Zugriffsrechte“ können die Rechte eingestellt werden:

Dabei kann ausgewählt werden, wer das Dokument lesen kann (hier im Beispiel „terzScouts Kerngruppe“, also wäre das Dokument für die terzScouts selber nicht zugänglich. Im unteren Bild sieht man die möglichen möglichen Zugangsberechtigungen:

Unter „Verwalter“ wird ausgewählt, wer das Dokument ändern, updaten und ein-/auschecken kann. Voreingestellt ist „terzScouts Leitung“. Diese erhalten dann unten am Dokument die zweizeiligen Buttons. Diese Einstellung passt für alle Dokumente an denen alle Mitarbeiter der terzStiftung und der Stiftung spirit.ch arbeiten sollten.

Ausgewählt werden kann auch „Ersteller“ womit nur Sie Zugang zum Dokument haben oder „Alle registrierten Benutzer“ womit alle Verwaltungsrechte haben, die sich im Netzwerk von spirit.ch angemeldet haben (nicht zu empfehlen) oder „Publisher“, womit nur diejenigen Zugang haben, die Administrationsrechte auf spirit.ch haben.

Abschliessend kann man auch eine Gruppe von Leuten als DocMan-Gruppen einrichten und nur diesen die Verwaltungs- oder Leserechte geben. Wenn eine Gruppe eingerichtet werden soll, wenden Sie sich an den Administrator.

Rechte Spalte

Unter der rechten Spalte „Neueste Dokumente“ sind die fünf letzten hochgeladenen Dokumente sichtbar.

Dokumente-Übersicht

Unter der Übersicht, die über die Startseite http://www.spirit.ch/terzscouts oder über den Direkt-Link http://www.spirit.ch/terzscouts/terzscouts-dokumenteuebersicht erreichbar ist, findet sich eine „aufgeklappte“ Übersicht über alle Dokumente. Wichtig hierbei zu beachten ist, dass dies nur als Übersicht dient. Vor der Bearbeitung einer Datei sollten immer zuerst die Details eines Dokumentes betrachtet werden, um zu sehen, ob die Datei veröffentlicht ist und ob Sie allenfalls ausgecheckt wurde. Zu diesen Details gelangt man mit einem Klick auf den Namen in der beinhaltenden Kategorie.