{"id":236,"date":"2010-09-30T16:29:28","date_gmt":"2010-09-30T16:29:28","guid":{"rendered":"http:\/\/www.spirit.ch\/wordpress\/?p=236"},"modified":"2010-09-30T16:29:28","modified_gmt":"2010-09-30T16:29:28","slug":"anleitung-dokumente-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/archiv.spirit.ch\/?p=236","title":{"rendered":"Anleitung Dokumente-Management"},"content":{"rendered":"\n

\"buecher\"<\/p>\n

Dokumente-Management-System <\/span> <\/p>\n

Hier erfahren Sie den Umgang mit dem Dokumente-Management-System.<\/em><\/p>\n

Im Netzwerk findet sich das Dokumente-Management-System „DocMan“. Sie haben nur Zugang \u00fcber die direkte Adresse http:\/\/www.spirit.ch\/terzscouts<\/a>. Auf der ersten Seite sehen Sie eine Liste mit den Direktzug\u00e4ngen zu den Kategorien, zur Kurz\u00fcbersicht und zu dieser Bedienungsanleitung. Diese Seite ist statisch und nachher nur \u00fcber den vorhergehenden Link zu erreichen. Klicken Sie in eine der Kategorien, sehen Sie oben ein horizontales Auswahlmenu. „Home“ bringt Sie immer auf die dynamische Kategorien-\u00dcbersicht. „Dokument suchen“ durchsucht Name und Beschreibung des Dokumentes (keine Volltext-Suche) und rechts unter „Neues Dokument vorschlagen“ kann man ein neues Dokument hochladen.<\/p>\n

Darunter werden die Kategorien mit Beschreibung und Anzahl der beinhaltenden Dokumente angezeigt. Ein Klick auf den Kategoriennamen bringt eine \u00dcbersicht \u00fcber alle verf\u00fcgbaren Dokumente dieser Rubrik.<\/p>\n

Dokumenteansicht bei vollen Rechten<\/p>\n

Jedes Dokument weist einen Titel auf (wenn beim Hochladen nicht modifiziert, der Dokumentename), der mit dem Dokument als Link verbunden ist, also den Download startet. Zudem sind bei jedem Dokument folgende Angaben bereitgestellt: Erstellungsdatum, \u00c4nderungsdatum, Dateigr\u00f6sse und Downloads.<\/p>\n

Unten an jedem Dokument erscheinen ein- bis zwei Linien mit Buttons. Ist ein Dokument f\u00fcr Sie voll f\u00fcr Lesen und Bearbeitung zug\u00e4nglich, erscheint folgenden zwei Zeilen:<\/p>\n

\"dokumente1\"<\/p>\n

Mit „Download“ laden Sie die Datei auf Ihren Computer. Mit „Details“ erhalten Sie noch mehr Informationen zu ErstellerIn, Dateityp und Zugriffsrechten. Mit „\u00c4ndern“ k\u00f6nnen Sie die Dokumenteeigenschaften wie Titel, Beschreibung und weitere Optionen \u00e4ndern (gleiches Vorgehen wie beim Upload, der weiter unten beschrieben ist). Mit „Verschieben“ kann das Dokument in eine andere Kategorie verschoben werden. „L\u00f6schen“ erkl\u00e4rt sich von selber und mit „Updaten“ kann eine neue Datei geladen werden und die Dokumenteigenschaften anschliessend wie beim erstmaligen Upload ge\u00e4ndert werden (Beschreibung siehe weiter unten).<\/p>\n

An dieser Stelle sei auch gleich der Unterschied zwischen Dokument und Datei erkl\u00e4rt. Die Datei ist die .doc oder .pdf usw. – Datei. Das Dokument ist die Beschreibung dazu mit allen oben erw\u00e4hnten Eigenschaften. Das heisst gleichzeitig auch, dass mehrere Dokumente auf eine Datei verweisen k\u00f6nnen (z.B. um eine Datei in verschiedenen Kategorien bereit zu stellen).<\/p>\n

In der zweiten Zeile unter dem Dokument kann man mit „Zur\u00fccksetzen“ den Z\u00e4hler der Anzahl Downloads auf 0 setzen. Mit „Auschecken“ wird signalisiert, dass jemand am Dokument arbeitet. Es erscheint nach dem Auschecken folgende Mitteilung:<\/p>\n

\"dokumente2\"<\/p>\n

Die Datei kann entgegen dem Text zwar trotzdem heruntergeladen werden, darf dann aber nat\u00fcrlich nicht als Grundlage f\u00fcr eine \u00c4nderung dienen, da abgewartet werden muss, bis die Datei wieder eingecheckt wurde. Nachdem die \u00fcberarbeitete Datei mit „Updaten“ hochgeladen wurde, muss UNBEDINGT dann auf „Einchecken“ geklickt werden. Bitte nicht vergessen!!! Leider ist nur dem Administrator ersichtlich, wer das Dokument ausgecheckt hat (eine Schwachstelle von DocMan). Wenn also l\u00e4ngere Zeit das Dokument ausgecheckt ist, bitte ein Mail an den Administrator senden.<\/p>\n

Die Funktion „Zur\u00fcckziehen“ wird gleich im n\u00e4chsten Abschnitt behandelt.<\/p>\n

Dokumenteansicht bei „Nur lesen“ Rechten<\/p>\n

Haben Sie nur die Rechte zum Lesen (z.B. bei einem Protokoll, dass nur vom Ersteller ge\u00e4ndert werden kann), so erscheint nur eine Zeile mit Buttons wie in folgenden zwei Abbildungen:<\/p>\n

\"dokumente3\"<\/p>\n

\"dokumente4\"<\/p>\n

„Download“ und „Details“ wurden oben erkl\u00e4rt. Die Funktion „Ver\u00f6ffentlichen“ bzw. „Zur\u00fcckziehen“ bezieht sich auf den f\u00fcr die terzScouts zug\u00e4nglichen Bereich. Gleichzeitig hat diese Funktion den Sinn damit zu signalisieren, ob ein Dokument definitiv angeschlossen ist, oder ob noch daran gearbeitet wird.<\/p>\n

Wenn jemand entdeckt, dass ein ver\u00f6ffentlichtes Dokument noch Fehler enth\u00e4lt, dann klicken Sie bitte auf „Zur\u00fcckziehen“ und informieren den\/die ErstellerIn, wo eine Korrektur notwendig ist. Nach erfolgter Korrektur muss das Dokument dann wieder mit „Updaten“ (siehe oben) hochgeladen und ver\u00f6ffentlicht werden.<\/p>\n

Upload von Dokumenten \/ Updaten<\/p>\n

Um ein neues Dokument hochzuladen „Neues Dokument vorschlagen“ rechts oben w\u00e4hlen. Die gleiche Seite erscheint auch, wenn ein Dokument mit „Updaten“ aktualisiert wird. Auf der ersten Seite kann man w\u00e4hlen, ob die Datei vom eigenen Computer hochgeladen werden soll -> „Datei von lokalem Rechner hochladen“ oder ob die Datei von einem anderen Server \u00fcbertragen werden soll oder ob nur ein Link auf eine Datei auf einem anderen Server gemacht werden soll (die letzten beiden M\u00f6glichkeiten werden hier nicht weiter beschrieben).<\/p>\n

\"dokumente5\"<\/p>\n

Wird die Datei vom eigenen Rechner hochgeladen, so erscheint folgende Seite:<\/p>\n

\"dokumente6\"<\/p>\n

Klicken Sie auf „Durchsuchen“, um die Datei auf dem eigenen Rechner auszuw\u00e4hlen und dann auf „Upload“ und es erscheint folgende Seite, nachdem die Datei auf den Server geladen wurde:<\/p>\n

\"dokumente7\"<\/p>\n

Beim erstmaligen Upload wird beim Titel automatisch der Dateiname ohne Dateityp (z.B. .doc) eingef\u00fcllt. Beim updaten wird der Name des erstmaligen Uploads beibehalten und muss manuell, wenn gew\u00fcnscht, ge\u00e4ndert werden.<\/p>\n

Bei Kategorie wird die Kategorie vorausgew\u00e4hlt, von der der Upload gestartet wurde. „Ver\u00f6ffentlichen“ funktioniert nur beim updaten. Beim erstmaligen Upload muss die Datei auf jeden Fall nach Abschluss des Dokumentes ver\u00f6ffentlicht werden (siehe oben). Nachher folgt eine Beschreibung des Dokumentes.<\/p>\n

Unten an der Beschreibung folgen folgende Auswahlm\u00f6glichkeiten:<\/p>\n

\"dokumente8\"<\/p>\n

Unter dem Reiter „Dokument“ k\u00f6nnte theoretisch ein kleines Bild gew\u00e4hlt werden, was wir hier aber nicht vorgesehen haben. Bei „Datum“ kann bei Bedarf das upload- bzw. update Datum und die Zeit ge\u00e4ndert werden und „Datei“ zeigt die gew\u00e4hlte Datei. Das Feld „Homepage“ bitte leer lassen, diese wird nachher nicht angezeigt.<\/p>\n

Unter dem Reiter „Zugriffsrechte“ k\u00f6nnen die Rechte eingestellt werden:<\/p>\n

\"dokumente9\"<\/p>\n

Dabei kann ausgew\u00e4hlt werden, wer das Dokument lesen kann (hier im Beispiel „terzScouts Kerngruppe“, also w\u00e4re das Dokument f\u00fcr die terzScouts selber nicht zug\u00e4nglich. Im unteren Bild sieht man die m\u00f6glichen m\u00f6glichen Zugangsberechtigungen:<\/p>\n

\"dokumente10\"<\/p>\n

Unter „Verwalter“ wird ausgew\u00e4hlt, wer das Dokument \u00e4ndern, updaten und ein-\/auschecken kann. Voreingestellt ist „terzScouts Leitung“. Diese erhalten dann unten am Dokument die zweizeiligen Buttons. Diese Einstellung passt f\u00fcr alle Dokumente an denen alle Mitarbeiter der terzStiftung und der Stiftung spirit.ch arbeiten sollten.<\/p>\n

Ausgew\u00e4hlt werden kann auch „Ersteller“ womit nur Sie Zugang zum Dokument haben oder „Alle registrierten Benutzer“ womit alle Verwaltungsrechte haben, die sich im Netzwerk von spirit.ch angemeldet haben (nicht zu empfehlen) oder „Publisher“, womit nur diejenigen Zugang haben, die Administrationsrechte auf spirit.ch haben.<\/p>\n

Abschliessend kann man auch eine Gruppe von Leuten als DocMan-Gruppen einrichten und nur diesen die Verwaltungs- oder Leserechte geben. Wenn eine Gruppe eingerichtet werden soll, wenden Sie sich an den Administrator.<\/p>\n

Rechte Spalte<\/p>\n

Unter der rechten Spalte „Neueste Dokumente“ sind die f\u00fcnf letzten hochgeladenen Dokumente sichtbar.<\/p>\n

Dokumente-\u00dcbersicht<\/p>\n

Unter der \u00dcbersicht, die \u00fcber die Startseite http:\/\/www.spirit.ch\/terzscouts<\/a> oder \u00fcber den Direkt-Link http:\/\/www.spirit.ch\/terzscouts\/terzscouts-dokumenteuebersicht<\/a> erreichbar ist, findet sich eine „aufgeklappte“ \u00dcbersicht \u00fcber alle Dokumente. Wichtig hierbei zu beachten ist, dass dies nur als \u00dcbersicht dient. Vor der Bearbeitung einer Datei sollten immer zuerst die Details eines Dokumentes betrachtet werden, um zu sehen, ob die Datei ver\u00f6ffentlicht ist und ob Sie allenfalls ausgecheckt wurde. Zu diesen Details gelangt man mit einem Klick auf den Namen in der beinhaltenden Kategorie.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

\"thumb_buecher\"<\/p>\n

Hier erfahren Sie den Umgang mit dem Dokumente-Management-System.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"colormag_page_layout":"default_layout","footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-236","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-uncategorized"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/archiv.spirit.ch\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/236","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/archiv.spirit.ch\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/archiv.spirit.ch\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/archiv.spirit.ch\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/archiv.spirit.ch\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=236"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/archiv.spirit.ch\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/236\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/archiv.spirit.ch\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=236"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/archiv.spirit.ch\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=236"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/archiv.spirit.ch\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=236"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}